Reuniões e Gestão do Tempo


Participo em muitas reuniões e verifico que há algumas são muito produtivas outras são uma grande seca.

Há reuniões que uma perda de tempo, outras que saímos iludidos, no entanto há algumas reuniões onde conseguimos atingir os nossos objectivos.

Num pequeno inquérito que realizei a 23 clientes que participaram nos meus seminários sobre gestão de reuniões retirei os seguintes resultados:

  • 62% das reuniões eram improdutivas;
  • 38% das reuniões realizadas não eram necessárias;
  • 72% dar reuniões duravam muito mais que o tempo necessário;
  • 48% do tempo dos Gerentes e Directores eram usados em reuniões;
  • 82% Nunca tinham efectuado o cálculo do preço de uma reunião;

Pensando na informação de que 48% do tempo de um Gerente é dedicado a reuniões e de que 62% das reuniões eram improdutivas. Efectuei os seguintes cálculos:

  • Para 40 horas de trabalho semanal
  • Se for ocupado 48% do tempo em reuniões, semanalmente um Gerente ocupará 19h12m em reuniões.
  • Se 38% das reuniões realizadas não eram necessárias, quer dizer que são dedicadas 7h17m por semana em reuniões que podiam ser evitadas. Isto é um dia por semana.
  • Se 62% destas 19h12m são improdutivos, correspondem a 10h54m por semana em “trabalhar para o boneco”. Este valor vezes 48 semanas de trabalho correspondem a cerca de 523 horas por ano, representando 63,4 dias úteis por ano.

 CONCLUSÃO: 

  • GASTAVAM UM DIA POR SEMANA A FAZER REUNIÕES DESNECESSÁRIAS!
  • QUASE 3 MESES POR ANO ERAM GASTOS A FAZER REUNIÕES IMPRODUTIVAS!
Decidi realizar uma acção de formação sobre Organização e Gestão de Reuniões, e o facto é aue todos os que participaram melhoraram em 40% a gestão do seu tempo quando tinham de realizar reuniões!
Representou um ganho de 24 dias por ano!
Armando Fernandes
(Business Coach / Consultor de Negócios)
 
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