Reuniões e produtividade – artigo publicado no jornal “mais oeste” em 27 de Janeiro 2012


 

 

 

Participo em muitas reuniões e verifico que há algumas são muito produtivas outras são uma grande seca.

Há reuniões que são uma perda de tempo, outras que saímos iludidos, no entanto há algumas reuniões onde conseguimos atingir os nossos objectivos.

Num pequeno inquérito que realizei a 23 clientes que participaram nos meus seminários sobre gestão de reuniões retirei os seguintes resultados:

  • 62% das reuniões eram improdutivas;
  • 38% das reuniões realizadas não eram necessárias;
  • 72% das reuniões duravam muito mais que o tempo necessário;
  • 48% do tempo dos Gerentes e Directores eram usados em reuniões;
  • 82% Nunca tinham efectuado o cálculo do preço de uma reunião;

Pensando na informação de que 48% do tempo de um Gerente é dedicado a reuniões e de que 62% das reuniões eram improdutivas.

Efectuei os seguintes cálculos:

  • Para 40 horas de trabalho semanal
  • Se for ocupado 48% do tempo em reuniões, semanalmente um Gerente ocupará 19h12m em reuniões.
  • Se 38% das reuniões realizadas não eram necessárias, verifico que são dedicadas 7h17m por semana em reuniões que podiam ser evitadas. Isto é um dia por semana!

Se 62% destas 19h12m são improdutivos, correspondem a 10h54m por semana de “trabalho para o boneco”!

Este valor vezes 48 semanas de trabalho correspondem a cerca de 523 horas por ano, representando 63,4 dias úteis trabalhar sem nenhum rendimento!

Com todos estes pressupostos, concluo que:

  • Estes empresários estiveram um dia por semana a fazer reuniões desnecessárias! E que estão 3 meses por ano a fazer reuniões improdutivas!

Por isso adquirir competências sobre gestão de reuniões é demasiado importante para os nossos resultados como empreendedores.

O que é uma reunião?

  • É um encontro de pessoas que visam atingir um determinado objectivo específico.

Como realizar uma boa reunião:

Para tirarmos partido de uma reunião há que definir claramente quais são os resultados que se pretendem atingir. Quais os motivos para a realização de uma reunião? Entre outros:

  • Recolha de informação e experiência na posse de um grupo de indivíduos, para permitir tomar decisões com um mínimo de risco.
  • Planeamento de cações;
  • Criação de consensos;
  • Organização de acções;
  • Vender ou dar sequência a processo de venda;
  • Atribuição de responsabilidades;
  • Avaliação do progresso e controlo de actividades;

Em primeiro lugar devemo-nos certificar de que é mesmo necessário realizar a reunião, pois pode haver alternativas mais produtivas, por exemplo:

  • Use o telefone, chat’s, correio electrónico, etc.
  • Conferências telefónicas (Skype ou outras ferramentas alternativas).
  • As conferências telefónicas permitem que se reduza o tempo e custos de deslocação.
  • A Consolidação de reuniões com outras reuniões é também uma estratégia a ter em conta.

Considero fundamental a melhoria de competências para gerir reuniões, porque podemos ficar com mais tempo disponível para nós e para a nossa empresa. Por isso saber:

  • organizar uma reunião!
  •  Criar e dominar um grupo e a sua dinâmica!
  •  Criar regras de conduta para a reunião!
  •  Comunicar com as pessoas presentes na reunião!
  •  Controlar o tempo da reunião!
  •  Efectuar reuniões proveitosas!

Por isso tenho procurado melhorar as minhas competências nesta área e tenho ministrado imensas formações sobre Gestão do Tempo, Liderança e Como Realizar Reuniões.

Destas experiências compilei 28 sugestões que podem ser tomadas de imediato e possibilitam melhorias na gestão do tempo e possibilitam a realização de reuniões mias produtivas.

  1. Definir qual o objectivo para a realização da reunião;
  2. Em função do objectivo perspectivar o tempo que pode dedicar à reunião;
  3. Convocar as pessoas certas que tenham algo a dar ou a receber dessa reunião.
  4. Definir a hora em que a reunião deve terminar, porque depois da reunião há outros compromissos;
  5. Definir a hora de início da reunião;
  6. Se for uma reunião de rotina, marcá-la sempre para a mesma hora e dia para criar hábito;
  7. As reuniões de rotina deverão ser avaliadas se são ou não um bom investimento de tempo. Se não conseguimos atingir objectivos com estas reuniões devemos cancelá-las.
  8. Ter um líder que domine e conduza eficazmente a reunião.
  9. O condutor da reunião deverá estar colocado num local onde possa controlar tudo o que se passa à sua volta. Se for em redor de uma mesa deverá estar no topo.
  10. Seleccione um local (físico ou virtual);
  11. Defina uma agenda. Divulgue a agenda por todos e exija que os documentos necessários para a reunião são entregues a tempo de todos os presentes estarem devidamente preparados;
  12. Comece a reunião há hora marcada;
  13. Ignore os atrasos, faça com que os atrasados se sintam incomodados;
  14. Nunca recapitule o que já foi discutido, nomeadamente quando há pessoas que chegam atrasados, pois assim está a recompensá-lo pelo seu atraso.
  15. Os telemóveis devem estar desligados, e ou fora do alcance dos participantes. Em reuniões com mais de 1h30 deverão haver pausas de 10 minutos para responder a telefonemas urgentes, e/ou “matar o vício”.
  16. Tenha estes tempos de pausa colocados na ordem de trabalhos, e controle a reunião para que todos horários sejam cumpridos.
  17. Permita que todos possam intervir!
  18. As intervenções devem ser balizadas no tempo e no conteúdo de cada ponto da agenda;
  19. Tente estabelecer compromissos escritos;
  20. Se é uma reunião interna da empresa:
    1. Reconhece as realizações e agradeça aos autores;
    2. Em compromissos assumidos anteriormente que não foram cumpridos tente envolver-se para se certificar que essa pessoa ou pessoas necessitam de ajuda;
    3. Te que lidar com o tipo de pessoas diferentes que já conhecemos e tomar as atitudes necessárias para combater pessimismos de alguns e destacar os pontos positivos comuns.
  21. Antes de começar ver se há algum ponto a acrescentar, que poderá ser incluído nessa reunião ou passar para outra reunião.
  22. Organizar a presença das pessoas na reunião:
    1. Escolhendo os lugares de cada um em função dos nossos objectivos;
    2. Determinar que as pessoas às quais os assuntos debatidos não interessam saiam da reunião, nem que seja por alguns momentos;
    3. Entregando-lhes o que é necessário e controlando se estão ou não preparados para a reunião;
    4. Controlando o uso de telefones, PDA, Tablets, etc. de forma que não haja perturbação.
  23. Preparar as pessoas para que na próxima reunião tragam devidamente trabalhados os assuntos que lhes dizem respeito.
  24. Antes de acabar a reunião recolher sugestões de assuntos para a próxima reunião;
  25. Compartilhar entre todos as conclusões e compromissos estabelecidos na reunião;
  26. Terminar a reunião à hora marcada. Se houver assuntos ainda para tratar, marcar uma nova reunião ou avaliar se é possível prolongar a reunião.
  27. Não sirva café ou comida numa reunião pois prejudica a produtividade da reunião. Se a Reunião se realiza às 9h, sirva Cafés às 8h30.
  28. Se reunião for durante o almoço, será melhor criar uma pausa de 30 minutos para comerem qualquer coisa (servida a todos os presentes na reunião ao mesmo tempo), permitirá uma maior socialização. Terminar a refeição dentro dos 30 minutos e reiniciar a reunião concentrados nos objectivos.

23 De Janeiro de 2012

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios

Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching gratuita, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

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“Empresários precisam de treino”


Entrevista de Armando Fernandes ao Jornal “mais oeste” nº 68 de 2 Dezembro de 2011

 

 

 

Realizada pelos Jornalistas Filipa Santos e Jaime Montez da Silva

 

 

 

 

 

 

 

Jornal Mais Oeste (MO) Explique-nos o que é o business coaching?

Armando Fernandes (AF): Coaching é uma palavra do inglês, vem de coche, carruagem. É adaptada a treino. No negócio trata-se de treinar empresários. É um conceito muito antigo mas muito moderno e associado à forma como se pode ajudar e acompanhar os empresários, pessoalmente e profissionalmente, para atingirem objectivos. À medida das necessidades e objectivos, pessoais, comerciais e empresariais,

É um processo onde identificamos a tomada de consciência de situação profissional e pessoal e, através de processos de mentoring, vamos ajudando-os a atingir esses objectivos, trabalhando em áreas fundamentais para o desenvolvimento empresarial, que tem a ver com vendas, marketing, publicidade, liderança, recrutamento, gestão de pessoas, de sistemas. É uma forma muito simples e rápida de um empresário se concentrar no essencial e começar a ter mais resultados, porque os empresários também precisam de treino.

 MO: Como é feita a triagem entre o que é essencial ou não?

AF: Um pouco como os médicos, com um diagnóstico. Um diagnóstico e alguma introspecção. Obrigar que as pessoas a libertarem-se e contarem as suas ansiedades e necessidades.

MO: Já não há tanto receio em partilhar os segredos por detrás do negócio?

AF: Depende. Muitos empresários têm esse receio. A questão é que têm de perceber que hoje não há segredos. A invenção é feita pela associação de ideias e a colocação de mais qualquer coisa. Têm de perceber (os empresários) que estão no mundo competitivo e estão a ser observados por outros. Se têm êxito, vão ser copiados por outros. O que têm de fazer é como um atleta, ir para a frente. A grande diferença hoje nos negócios está na centésima de segundos dos cem metros. Podem fazer tudo muito bem mas se chegar o momento de decisão e não tiverem o produto nas devidas condições, perdem para um concorrente.

 MO: Quais são os principais factores de diferenciação entre um empresário que consegue concretizar e outro que fica para trás?

AF: O treino é fundamental assim como a preparação, o planeamento e a organização. A escolha das pessoas certas para os sítios certos, a integração das pessoas, mais do que o recrutamento. Podemos ir buscar o melhor jogador do Mundo mas se não fazemos a integração e se a organização não está preparada para ele trabalhar com as suas competências, ele não produz.

 MO: O desporto colectivo é uma boa referência para fazer passar a sua mensagem?

AF: É. Quando um empresário olha para a sua empresa e diz “eu tenho uma equipa” tem um posicionamento diferente do empresário que vai contratar pessoas “para fazer isto”. “Podemos ir buscar o melhor jogador do Mundo mas se não fazemos a integração e se a organização não está preparada para ele trabalhar com as suas competências, ele não produz.”

 MO: Não é então apologista do Outsourcing?

AF: O outsourcing, devidamente controlado. O outsourcing não é delegar. É abdicar. Alguém vai fazer este serviço por mim. Quando eu delego, eu devo entregar as coisas e controlá-las.

 MO: Na sua opinião é preferível contratar um novo recurso humano?

AF: Não. Depende das situações. Há muitas vezes a incapacidade de algumas organizações conseguirem ir buscar os profissionais devidos para aquela tarefa. Se quiser entregar essa tarefa ao outsourcing, tem de saber qual o resultado final da mesma e exigir que esse resultado final seja obtido.

 MO: O seu trabalho passa também por ajudar os empresários a perceber se, em determinada situação, contratar um recurso é uma mais-valia ou se é preferível recorrer ao outsourcing…

AF: Sim. Em primeiro lugar qualquer empresário tem de olhar primeiro para os custos-benefícios e perceber se os benefícios são superiores aos custos.

 MO: Já não funcionam as contas à merceeiro?

AF: Funcionam as contas à merceeiro. Neste momento a complexidade de ferramentas de gestão é tão grande associada aos sistemas informáticos que as pessoas se esquecem do fundamental, que é a conta do merceeiro.

  MO: Quando falamos de contas à merceeiro significa que se um produto vale um, vendido por dois, ganha-se um...

AF: Os empresários têm de perceber uma coisa: hoje as empresas têm grandes sistemas de informação. Sabem a informação toda dos clientes e os seus comportamentos. O empresário deve olhar para a folha de caixa diária e para a facturação e entender o comportamento dos clientes. Se perceber o comportamento, tem o melhor sistema de business intelligence para analisar o comportamento e seguir estratégias em função disso.

 MO: Cada vez mais se regressa a modelos de negócio do passado e que agora são considerados inovadores. Parcerias e trocas directas entre empresas são exemplos…

AF: É verdade. Nas grandes empresas, em países onde há um espírito colaborativo superior ao nosso, isso é tido em conta. Uma das críticas que faço a certas associações de empresários, é que muitas vezes apenas pretendem financiamento ao invés de concretizarem políticas colaborativas. Uma empresa especialista na produção de determinado equipamento, tendo em conta que tem uma empresa ao lado especialista noutra parte desse equipamento, poderia juntar-se e produzir marcas diferentes. Isso não acontece.

MO: Isso significa fusão?

AF: Não. Significa parceria. O que acontece em Portugal é que há empresas que fazem parcerias com empresas estrangeiras e são “comidas” por essas empresas que têm maior capacidade financeira.

MO: É importante distinguir colaborar e corporativar.

AF: Sim, é verdade. Aliás, o meu raciocínio é idêntico ao que referi em relação ao outsourcing. Seja qual for a empresa, não se deve desligar das suas competências e capacidades. Deve controlar, delegar e não, abdicar. Quando criamos mecanismos de colaboração com outra pessoa e abdicamos, estamos a entregar-lhe a liderança. A empresa não pode perder liderança sobre a sua autonomia e actividade. A empresa, por outro lado, deve ser entendida como equipa e não como um modelo tradicional de patrão e empregados.

É uma entidade colaborativa, tal como o futebol. Cada pessoa tem a sua função e actividade. Cada um sabe o que tem a fazer para atingir um objectivo comum.

MO: Fale-me do Programa Fazer, formação para empresários, que estará disponível até ao final de 2011.

AF: É um sistema de Coaching de grupo. De competências de formação em sala, a empresários, tendo em conta a especificidade das matérias, que são simples como equilibrar uma empresa, como montar um marketing, como motivar e criar condições para vender, como admitir colaboradores, como criar um negócio que dê rentabilidade e liberdade. Estas coisas são dadas em grupo, depois há a componente de trabalho individual. O empresário não fala das suas estratégias e dos segredos de negócio perante os outros, mas fá-lo comigo.

MO: Há portanto, uma análise interna da empresa, do empresário mas também da relação entre a empresa e o consumidor final.

AF: É verdade. Passa muitas vezes por um empresário entender o seu mercado. Tenho encontrado imensos empresários que mandam fazer estudos de mercado que são, muitas vezes, ajustados aos resultados que as pessoas pretendem. A primeira coisa que um empresário tem de ter perceber é a sensibilidade de saber quem são os seus clientes e, a partir daí, pode montar comigo uma estratégia de aproximação e desenvolvimento dos seus clientes. Temos de nos lembrar que 68% das pessoas deixam de nos comprar porque os ignoramos e não por causa do preço.

MO: O conceito de topservice encaixa nesta situação?

AF: Encaixa sim.

MO: A vertente de proximidade e o serviço de acompanhamento é essencial e está a ser adoptado pelas grandes empresas?

AF: As grandes empresas têm cartões de fidelização que são dados por grandes superfícies para fazer isso.  É  uma proximidade impessoal, mas no fim quando aparece uma conta, não diz quanto gastou, diz em letras garrafais “Você tem não sei quantos euros para receber”. As empresas, principalmente tradicionais, têm de pensar como pensava o merceeiro, que sabia os gostos pessoais da família toda. Isto é a diferença. As grandes empresas investem seriamente nesta situação, é evidente que também investem noutras. O pequeno empresário tem alguma dificuldade mas tem uma capacidade que as grandes empresas não têm. Pode ajustar a sua actividade à inovação neste mercado. É errado alguém criar uma empresa e ir tentar conquistar mais mercado, quando o vai fazer, só o consegue combater com o preço. Se ele preparar um produto, e trabalhar seriamente neste mercado, tem potencialidade de ter êxito. Não digo que o terá, porque há outros componentes.

MO: O que gostaria de acrescentar mais?

AF: Sou um cidadão do Oeste, trabalhei muitos anos em Lisboa. Sou torreense e há quatro anos decidi trabalhar com esta actividade de business coach. Vim trabalhar para o Oeste porque estou perto da minha família e também porque deixei de entrar na confusão do trânsito em Lisboa, fartei-me em vinte e tal anos. Decidi fazer algo que me dá gosto. Consigo verificar resultados e entendê-los. Decidi ajudar a economia local e os empresários a terem negócios mais rentáveis e, assim, ajudar também a economia regional. Tenho serviços de coaching, de formação, de recrutamento e integração de pessoas e, quando trabalho, trabalho sozinho. E isto devido à questão da confidencialidade. Tenho também o princípio de, se estou a trabalhar com um negócio, só passado um ano, trabalharei com uma empresa com a mesma actividade.

Publicada no jornal “mais oeste” de 2 de Dezembro de 2011 edição nº 68

Pode fazer o download desta edição do jornal no site http://agenciaglobal.org/

Reuniões e Gestão do Tempo – 1


Participo em muitas reuniões e verifico que há algumas são muito produtivas outras são uma grande seca.

Há reuniões que uma perda de tempo, outras que saímos iludidos, no entanto há algumas reuniões onde conseguimos atingir os nossos objectivos.

Num pequeno inquérito que realizei a 23 clientes que participaram nos meus seminários sobre gestão de reuniões retirei os seguintes resultados:

  • 62% das reuniões eram improdutivas;
  • 38% das reuniões realizadas não eram necessárias;
  • 72% dar reuniões duravam muito mais que o tempo necessário;
  • 48% do tempo dos Gerentes e Directores eram usados em reuniões;
  • 82% Nunca tinham efectuado o cálculo do preço de uma reunião;

Pensando na informação de que 48% do tempo de um Gerente é dedicado a reuniões e de que 62% das reuniões eram improdutivas. Efectuei os seguintes cálculos:

  • Para 40 horas de trabalho semanal
  • Se for ocupado 48% do tempo em reuniões, semanalmente um Gerente ocupará 19h12m em reuniões.
  • Se 38% das reuniões realizadas não eram necessárias, quer dizer que são dedicadas 7h17m por semana em reuniões que podiam ser evitadas. Isto é um dia por semana.
  • Se 62% destas 19h12m são improdutivos, correspondem a 10h54m por semana em “trabalhar para o boneco”. Este valor vezes 48 semanas de trabalho correspondem a cerca de 523 horas por ano, representando 63,4 dias úteis por ano.

CONCLUSÃO DESTES CALCULOS

UM DIA POR SEMANA A FAZER REUNIÕES DESNECESSÁRIAS!

QUASE 3 MESES POR ANO A FAZER REUNIÕES IMPRODUTIVAS!

Por isso adquirir competências sobre gestão de reuniões é demasiado importante para os nossos resultados como empreendedores.

  • Saber organizar uma reunião!
  • Saber criar e dominar um grupo e a sua dinâmica!
  • Saber criar regras de conduta para a reunião!
  • Saber comunicar com as pessoas presentes na reunião!
  • Saber controlar o tempo da reunião!
  • Saber efectuar reuniões proveitosas!
NOTA: No mês de Novembro vou realizar Workshop sobre Realização de Reuniões. O calendário será divulgado amanhã!

Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching gratuita, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios

10,5 Regras para uma boa gestão duma PME


1. Ter uma orientação estratégica … Visão e Missão;

2. Controlar Financeiramente a empresa;

3. Gerir o tempo;

4. Controlar o processo de entrega e distribuição. Ser consistente;

5. Construir relacionamentos muito fortes, com clientes e fornecedores;

6. Criar uma equipa leal;

7. Vender com margens que permitam o equilibrio do negócio;

8. Produzir e/ou vender produtos e serviços que os clientes necessitem;

9. Promover uma politica de crescimento sustentável

10. Ter excelência no que faz. Produzir e oferecer qualidade

10,5 Obter lucros.

Como dizia Samual Gompers, em 1908, “o pior crime para os trabalhadores é o empresário falhar na obtenção de lucro”.

Trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching gratuita, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

Armando Fernandes
Business Coach / Consultor de Negócios

Algumas ideias para fazer crescer um negócio – Pequenas Empresas!


A experiência que tenho no coaching e consultoria de negócios levou-me à presente reflexão que tenho todo o gosto em partilhar!

Encontre o seu nicho de mercado.

Uma empresa pequena com recursos limitados, nomeadamente pouco capital e reduzido número de colaboradores deverá tentar perceber naquilo que faz de melhor, especializar-se em produzir ou fornecer algo de muito bom e procurar arranjar os clientes que necessitam dos seus produtos e serviços

A especialização pode ser uma vantagem comparativa.

As pequenas empresas têm de pensar na melhor forma de competir com os gigantes. Elas têm algumas vantagens competitivas, pois conseguem ter maior flexibilidade para responder rápida e eficazmente aos pedidos que lhe são feitos, assim como fornecer serviços devidamente personalizados!

Crie produtos e serviços diferentes.

As pequenas empresas podem personalizar os produtos e serviços que executam realçando esse facto pois podem apresentar soluções à medida das necessidades dos clientes. Por isso se a PME estudarem a concorrência e conhecerem efectivamente as necessidades dos seus clientes podem oferecer coisas diferentes e personalizadas que encantam os clientes.

Impressione os clientes.

Não é normal ter uma segunda oportunidade por isso a PME deve impressionar desde o primeiro momento, porque normalmente não tem uma segunda oportunidade.

Quero com isto dizer que desde o atendimento personalizado (presencial ou ao telefone), deverá ser preciso, coerente, e criar empatia. Por isso deverá melhorar todas as suas competências na arte do atendimento e envolvimento com os clientes.

Cuide da sua reputação

É de facto imperativo que a sua reputação seja boa, não só como pessoa, mas também da empresa, pois nas PME a empresa confunde-se com os seus proprietários. Por outro lado a qualidade dos produtos e serviços deve ser elevada para que cada cliente seja uma máquina de referenciação da sua empresa.

Procure a melhoria constante.

A falta de cuidado com a qualidade pode levar ao afastamento de clientes, por isso a preocupação de servir bem, com qualidade no tempo útil (considero o tempo útil quando o clientes tem necessidade do produto ou serviço). Junte a esta preocupação a inovação pois assim poderá ir buscar mais clientes e surpreender os actuais. Por outro lado para os produtos e serviços inovados, há menor concorrência e por isso podemos conseguir obter mais-valias significativas.

Escute seus clientes com atenção.

Ouvir os clientes é a melhor forma de perceber o que eles necessitam. Por outro lado é forma de criar a empatia necessária para melhorar as vendas. Os clientes gostam de se sentir importantes e ao serem ouvidos sentem que nos preocupamos com eles.

O facto de nos focalizarmos nos clientes ajuda-nos no processo de fidelização, e torna-os numa ferramenta de marketing para a nossa empresa pois recomendam-nos aos seus amigos e parceiros

Planeie e monitorize a execução do plano

Citei neste blog  Brain Tracy, ” que em “cada minuto gasto com planeamento se poupa dez minutos de execução”.

Ora um bom planeamento ajuda a aumentar a eficácia do que é realizado, e permite antecipar os êxitos, controlar os riscos.

Planear é preparar a viagem, monitorizar é acompanhá-la com o mapa (hoje com o GPS), verificando a todo o momento se estamos a aproximarmo-nos do objectivo.

Inove.

Inove a sua loja, inove no atendimento, inove nos produtos e serviços. A inovação é o trampolim para a melhoria continua, e pode ser fundamental para melhorar a eficácia da sua produção assim como para a sua reputação.

Trabalhe de forma inteligente, saiba gerir o seu tempo

Como um empresário, você precisa possuir ego – confiança, mais um senso interminável de urgência desenvolver suas ideias. Por isso uma boa administração do tempo é fundamental para ter sucesso.

Estabeleça uma política de parcerias

Não está sozinho no mundo por isso procure outros empresários como você e estabeleça parcerias, onde possam partilhar serviços e produtos, assim como fornecer serviços e produtos complementares.

 Faça Network    

Uma “Network” é uma rede de contactos pessoais e profissionais organizada, e estruturada para criar ligações de pessoas, com a finalidade de promover o intercâmbio de informações, formação e ajuda ao desenvolvimento de negócios.

Uma rede de contactos é uma das formas mais eficientes de relacionamento profissional, pois permite conhecer pessoas, cimentar relações e criar mecanismos de confiança favoráveis ao desenvolvimento de negócios e promoção do mercado de trabalho.

Trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching gratuita, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

 

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios

Como o Planeamento nos pode ajudar a poupar tempo


Escrevia Brain Tracy, no seu livro “As 100 leis inquebráveis do sucesso”, que em “cada minuto gasto com planeamento se poupa dez minutos de execução”.

Confirmo que é verdade por experiência própria, e por isso tenho passado esta mensagem quando trabalho com os meus clientes em serviços de Business Coaching, e nas formações em Liderança, Gestão do Tempo, Planeamento e Vendas.

O facto é que planear é preparar de forma estruturada aquilo que vamos executar. Por isso quando falo de planeamento tento em primeiro lugar pensar nos resultados que quero obter, depois analiso os meios e recursos disponíveis, calculo o tempo necessário e de seguida defino a data e hora que quero que o trabalho ou tarefa seja realizada.

É evidente que a situação não é assim tão fácil, pois na maioria das vezes temos de trabalhar com outras pessoas e por vezes não temos à nossa disposição imediata dos meios.

Por isso quando os trabalhos, as tarefas e as actividades têm maior complexidade e que o planeamento tem um papel mais importante.

Como todos sabemos uma acção complexa é constituída por muitas acções simples, que por si também deverão ser objecto de planeamento. Depois devemos damente calendarizar, porque assim será mais fácil termos a visão de qunado podem estar concluidas. Podendo assim assumir compromissos com os parceiros e clientes. Melhorando a nossa credibilidade!

Por isso entendo que o planeamento individual é a melhor forma de nos prepararmos para termos mais produtividade e sermos melhores profissionais, comulativamente podemos  obter  ganhos na nossa vida pessoal – menos stress, maior realização e mais tempo disponível para vivermos.

Assim pegando na frase do Brain Tracy, sugiro que façamos as contas que ele sugere:

  • Se eu dedicar 10 a 12 minutos do dia anterior a planear as actividades para o dia seguinte, e em cada minuto de planeamento poupo 10 minutos, quer dizer que poupo cerca de 100 a 120 minutos no dia seguinte.
  • Se o meu dia de trabalho é de 8 horas, consigo poupar cerca de duas horas de num dia de trabalho. Terei mais tempo disponivel fazer outras tarefas para obter melhores resultados.
  • Contabilizando – os resultados de um bom planeamento permitem a poupança de 1 dia por semana e 48 dias por ano (considerando que o tento de trabalho anual é de 48 semanas).

Por isso se queremos melhorar a nossa eficácia devemos começar a planear e a organizarmo-nos. Sobre como nos devemos organizar e planear falarei em próximos artigos.

Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching gratuita, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios

Reuniões e Gestão do Tempo


Participo em muitas reuniões e verifico que há algumas são muito produtivas outras são uma grande seca.

Há reuniões que uma perda de tempo, outras que saímos iludidos, no entanto há algumas reuniões onde conseguimos atingir os nossos objectivos.

Num pequeno inquérito que realizei a 23 clientes que participaram nos meus seminários sobre gestão de reuniões retirei os seguintes resultados:

  • 62% das reuniões eram improdutivas;
  • 38% das reuniões realizadas não eram necessárias;
  • 72% dar reuniões duravam muito mais que o tempo necessário;
  • 48% do tempo dos Gerentes e Directores eram usados em reuniões;
  • 82% Nunca tinham efectuado o cálculo do preço de uma reunião;

Pensando na informação de que 48% do tempo de um Gerente é dedicado a reuniões e de que 62% das reuniões eram improdutivas. Efectuei os seguintes cálculos:

  • Para 40 horas de trabalho semanal
  • Se for ocupado 48% do tempo em reuniões, semanalmente um Gerente ocupará 19h12m em reuniões.
  • Se 38% das reuniões realizadas não eram necessárias, quer dizer que são dedicadas 7h17m por semana em reuniões que podiam ser evitadas. Isto é um dia por semana.
  • Se 62% destas 19h12m são improdutivos, correspondem a 10h54m por semana em “trabalhar para o boneco”. Este valor vezes 48 semanas de trabalho correspondem a cerca de 523 horas por ano, representando 63,4 dias úteis por ano.

 CONCLUSÃO: 

  • GASTAVAM UM DIA POR SEMANA A FAZER REUNIÕES DESNECESSÁRIAS!
  • QUASE 3 MESES POR ANO ERAM GASTOS A FAZER REUNIÕES IMPRODUTIVAS!
Decidi realizar uma acção de formação sobre Organização e Gestão de Reuniões, e o facto é aue todos os que participaram melhoraram em 40% a gestão do seu tempo quando tinham de realizar reuniões!
Representou um ganho de 24 dias por ano!
Armando Fernandes
(Business Coach / Consultor de Negócios)