Reuniões e produtividade – artigo publicado no jornal “mais oeste” em 27 de Janeiro 2012


 

 

 

Participo em muitas reuniões e verifico que há algumas são muito produtivas outras são uma grande seca.

Há reuniões que são uma perda de tempo, outras que saímos iludidos, no entanto há algumas reuniões onde conseguimos atingir os nossos objectivos.

Num pequeno inquérito que realizei a 23 clientes que participaram nos meus seminários sobre gestão de reuniões retirei os seguintes resultados:

  • 62% das reuniões eram improdutivas;
  • 38% das reuniões realizadas não eram necessárias;
  • 72% das reuniões duravam muito mais que o tempo necessário;
  • 48% do tempo dos Gerentes e Directores eram usados em reuniões;
  • 82% Nunca tinham efectuado o cálculo do preço de uma reunião;

Pensando na informação de que 48% do tempo de um Gerente é dedicado a reuniões e de que 62% das reuniões eram improdutivas.

Efectuei os seguintes cálculos:

  • Para 40 horas de trabalho semanal
  • Se for ocupado 48% do tempo em reuniões, semanalmente um Gerente ocupará 19h12m em reuniões.
  • Se 38% das reuniões realizadas não eram necessárias, verifico que são dedicadas 7h17m por semana em reuniões que podiam ser evitadas. Isto é um dia por semana!

Se 62% destas 19h12m são improdutivos, correspondem a 10h54m por semana de “trabalho para o boneco”!

Este valor vezes 48 semanas de trabalho correspondem a cerca de 523 horas por ano, representando 63,4 dias úteis trabalhar sem nenhum rendimento!

Com todos estes pressupostos, concluo que:

  • Estes empresários estiveram um dia por semana a fazer reuniões desnecessárias! E que estão 3 meses por ano a fazer reuniões improdutivas!

Por isso adquirir competências sobre gestão de reuniões é demasiado importante para os nossos resultados como empreendedores.

O que é uma reunião?

  • É um encontro de pessoas que visam atingir um determinado objectivo específico.

Como realizar uma boa reunião:

Para tirarmos partido de uma reunião há que definir claramente quais são os resultados que se pretendem atingir. Quais os motivos para a realização de uma reunião? Entre outros:

  • Recolha de informação e experiência na posse de um grupo de indivíduos, para permitir tomar decisões com um mínimo de risco.
  • Planeamento de cações;
  • Criação de consensos;
  • Organização de acções;
  • Vender ou dar sequência a processo de venda;
  • Atribuição de responsabilidades;
  • Avaliação do progresso e controlo de actividades;

Em primeiro lugar devemo-nos certificar de que é mesmo necessário realizar a reunião, pois pode haver alternativas mais produtivas, por exemplo:

  • Use o telefone, chat’s, correio electrónico, etc.
  • Conferências telefónicas (Skype ou outras ferramentas alternativas).
  • As conferências telefónicas permitem que se reduza o tempo e custos de deslocação.
  • A Consolidação de reuniões com outras reuniões é também uma estratégia a ter em conta.

Considero fundamental a melhoria de competências para gerir reuniões, porque podemos ficar com mais tempo disponível para nós e para a nossa empresa. Por isso saber:

  • organizar uma reunião!
  •  Criar e dominar um grupo e a sua dinâmica!
  •  Criar regras de conduta para a reunião!
  •  Comunicar com as pessoas presentes na reunião!
  •  Controlar o tempo da reunião!
  •  Efectuar reuniões proveitosas!

Por isso tenho procurado melhorar as minhas competências nesta área e tenho ministrado imensas formações sobre Gestão do Tempo, Liderança e Como Realizar Reuniões.

Destas experiências compilei 28 sugestões que podem ser tomadas de imediato e possibilitam melhorias na gestão do tempo e possibilitam a realização de reuniões mias produtivas.

  1. Definir qual o objectivo para a realização da reunião;
  2. Em função do objectivo perspectivar o tempo que pode dedicar à reunião;
  3. Convocar as pessoas certas que tenham algo a dar ou a receber dessa reunião.
  4. Definir a hora em que a reunião deve terminar, porque depois da reunião há outros compromissos;
  5. Definir a hora de início da reunião;
  6. Se for uma reunião de rotina, marcá-la sempre para a mesma hora e dia para criar hábito;
  7. As reuniões de rotina deverão ser avaliadas se são ou não um bom investimento de tempo. Se não conseguimos atingir objectivos com estas reuniões devemos cancelá-las.
  8. Ter um líder que domine e conduza eficazmente a reunião.
  9. O condutor da reunião deverá estar colocado num local onde possa controlar tudo o que se passa à sua volta. Se for em redor de uma mesa deverá estar no topo.
  10. Seleccione um local (físico ou virtual);
  11. Defina uma agenda. Divulgue a agenda por todos e exija que os documentos necessários para a reunião são entregues a tempo de todos os presentes estarem devidamente preparados;
  12. Comece a reunião há hora marcada;
  13. Ignore os atrasos, faça com que os atrasados se sintam incomodados;
  14. Nunca recapitule o que já foi discutido, nomeadamente quando há pessoas que chegam atrasados, pois assim está a recompensá-lo pelo seu atraso.
  15. Os telemóveis devem estar desligados, e ou fora do alcance dos participantes. Em reuniões com mais de 1h30 deverão haver pausas de 10 minutos para responder a telefonemas urgentes, e/ou “matar o vício”.
  16. Tenha estes tempos de pausa colocados na ordem de trabalhos, e controle a reunião para que todos horários sejam cumpridos.
  17. Permita que todos possam intervir!
  18. As intervenções devem ser balizadas no tempo e no conteúdo de cada ponto da agenda;
  19. Tente estabelecer compromissos escritos;
  20. Se é uma reunião interna da empresa:
    1. Reconhece as realizações e agradeça aos autores;
    2. Em compromissos assumidos anteriormente que não foram cumpridos tente envolver-se para se certificar que essa pessoa ou pessoas necessitam de ajuda;
    3. Te que lidar com o tipo de pessoas diferentes que já conhecemos e tomar as atitudes necessárias para combater pessimismos de alguns e destacar os pontos positivos comuns.
  21. Antes de começar ver se há algum ponto a acrescentar, que poderá ser incluído nessa reunião ou passar para outra reunião.
  22. Organizar a presença das pessoas na reunião:
    1. Escolhendo os lugares de cada um em função dos nossos objectivos;
    2. Determinar que as pessoas às quais os assuntos debatidos não interessam saiam da reunião, nem que seja por alguns momentos;
    3. Entregando-lhes o que é necessário e controlando se estão ou não preparados para a reunião;
    4. Controlando o uso de telefones, PDA, Tablets, etc. de forma que não haja perturbação.
  23. Preparar as pessoas para que na próxima reunião tragam devidamente trabalhados os assuntos que lhes dizem respeito.
  24. Antes de acabar a reunião recolher sugestões de assuntos para a próxima reunião;
  25. Compartilhar entre todos as conclusões e compromissos estabelecidos na reunião;
  26. Terminar a reunião à hora marcada. Se houver assuntos ainda para tratar, marcar uma nova reunião ou avaliar se é possível prolongar a reunião.
  27. Não sirva café ou comida numa reunião pois prejudica a produtividade da reunião. Se a Reunião se realiza às 9h, sirva Cafés às 8h30.
  28. Se reunião for durante o almoço, será melhor criar uma pausa de 30 minutos para comerem qualquer coisa (servida a todos os presentes na reunião ao mesmo tempo), permitirá uma maior socialização. Terminar a refeição dentro dos 30 minutos e reiniciar a reunião concentrados nos objectivos.

23 De Janeiro de 2012

Armando Fernandes

Business Coach / Consultor de Negócios

Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching gratuita, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

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