Melhoria da Produtividade – Gestão do tempo e organização de Papeis


Como Torreense e por considerar que a folia e a boa disposição são muito importantes  para o nosso equilíbrio pessoal e profissional, assim como o facto de retirarmos prazer e satisfação naquilo que fazemos são o maior contributo para a melhoria da nossa produtividade.

Vou escrever durante esta semana um conjunto de textos sobre como melhorar a nossa produtividade.

Gestão do tempo e organização  de Papeis

Coloque as suas coisas em ordem!

Arrume convenientemente a sua secretária!

Organize-a em função das suas prioridades (IUPS):

  1. – Coisas Importante;
  2. – Coisas Urgentes;
  3. – Coisas Passíveis de delegação
  4. – Coisas Sem importância

Todos os documentos que cheguem à sua secretária deverão ser objecto de registo de uma data, assim será mais fácil decidir quando se deverá arquivar ou mandar para o lixo.

Sugiro que guarde numa cesta o que não vai ler, responder ou usar imediatamente.

Os documentos que durante o período de 90 dias não foram usados podem ir para arquivo ou então para o lixo, pois não são relevantes.

Passados 90 dias e ainda sente pena desta papelada?

Por isso é que a maioria dos escritórios estão cheios de papel.

Guarde os documentos, guarde toda a papelada, acumule durante vários anos e convide uns ratos para o festim.

O facto é que mais de 99% daquilo que arquivamos com mais de um ano, nunca mais vai ser utilizado.

Arranje duas cestas para os papeis que recebe e um caixote do lixo:

  1. Para documentos não lidos;
  2. Para documentos lidos;
  3. Caixote do lixo – para reciclagem.

Por último faça 3 coisas antes de sair do escritório:

  1. Limpe sua secretária;
  2. Planeie as actividades para o dia seguinte
  3. Registe o seu planeamento na sua agenda De seguida vá-se embora, é uma pessoa mais livre e com uma melhor gestão do tempo.

Depois de ter escrito este texto fui para o escritório e tentei seguir os meus próprios conselhos!

 

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